Paso a paso: ¿Cómo licenciar un evento por comunicación pública?

Ecuador vive un momento complejo por el contexto actual de seguridad, esto ha ocasionado que fiestas populares y conciertos se pospongan o incluso cancelen. Frente a este escenario, varios actores culturales han instado a las autoridades a autorizar el desarrollo de eventos para promover el movimiento de la economía cultural y no parar la industria. No obstante, para lograr esto, los empresarios organizadores de eventos deben obtener permiso de la Intendencia de Policía – ente encargado de la autorización de eventos en el país-, el cuál entre sus requisitos incluye la licencia por comunicación pública por el uso de obras musicales de Sayce.

Antes de contarte a detalle cómo sacar esta licencia, debes saber que, para obtener la autorización de espectáculos públicos -seas empresa privada, pública o ciudadanía en general- debes presentar, al menos 30 días antes del evento, la siguiente documentación:

REQUISITOS PARA REALIZAR ESPECTÁCULOS PÚBLICOS:

  • Formulario digital de la plataforma GOB.EC, para la solicitud si el trámite lo realiza en línea (exclusivo para la provincia de Pichincha).
  • Formulario de solicitud para evento público (si el trámite lo realiza de manera presencial a nivel nacional).
  • Cédula de identidad en caso de personas ecuatorianas y pasaporte para personas extranjeras; para el caso de empresas el RUC.
  • Acta de compromiso del fiel cumplimiento de las obligaciones, condiciones, y restricciones establecidas en la respectiva autorización; suscrita por la o el organizador o responsable del evento.
  • Calificación de aforo (Documento obligatorio).
  • Autorización de uso de espacio o contrato de local y LUAE (Documento obligatorio).
  • Autorización del cuerpo de bomberos para evento (Documento obligatorio).
  • Permiso del cuerpo de bomberos, para pirotecnia (Documento obligatorio).
  • Aprobación de gestión de Riesgos (Documento obligatorio).
  • Plan de contingencia, aprobado por la autoridad competente (Documento obligatorio).    
  • Contrato de prestación de servicio pre-hospitalarios (Documento obligatorio).
  • Permiso de uso de vías, otorgado por la autoridad competente, para cierre de vías.
  • Autorización de la Secretaría de Cultura Municipal / Ministerio de Turismo.           
  • Contrato servicios con la empresa de seguridad.
  • Póliza de seguros en la que conste el listado del personal que brindara seguridad, Habilitante de operaciones de la empresa de seguridad.

ESPECTÁCULOS PÚBLICOS CON PRESENTACIÓN DE ARTISTAS Y/O COBRO DE ENTRADAS:

  • Autorización de boletaje (Documento obligatorio).
  • Contrato de impresión de boletos (Documento obligatorio).
  • Contrato de artistas, contrato de sonido.                                                                           
  • Convenio o permiso de comunicación de obras o prestación protegida de obras de autor (Documento obligatorio).                                                        
  • Oficio informando que no se va a vulnerar ningún derecho de autor.                                  
  • Contrato de prestación de servicios de baterías sanitarias.

Para conocer más puedes ingresar a https://www.gob.ec/mdg/tramites/emision-autorizacion-realizacion-espectaculos-publicos-0

LICENCIA POR COMUNICACIÓN PÚBLICA

Ahora sí, en el caso específico del “Oficio informando que no se va a vulnerar ningún derecho de autor”, se refiere a la licencia que otorga Sayce. La Sociedad, como institución que administra los derechos patrimoniales de los autores y compositores ecuatorianos y extranjeros, genera una licencia específica para cada evento, donde recoge el repertorio a tocar (independientemente de si la música será un recurso principal o secundario) y recauda los valores correspondientes para luego distribuirlos a los autores de las obras.

Para obtener esta licencia, los empresarios deben seguir un paso a paso que asegura un proceso legal y justo para todos los involucrados.

1. Identificación del Evento:

Para emplear obras musicales legalmente en eventos, SAYCE otorga autorizaciones a usuarios. Los eventos que requieren entrada son identificados por medio de sistemas de venta de boletos, promoción en redes sociales, páginas web, comunicados de prensa y la colaboración con entidades reguladoras. Este es el primer paso para iniciar la emisión de la licencia correspondiente.

Los organizadores pueden, además, solicitar directamente a SAYCE la licencia para conciertos, festivales y otros tipos de eventos, garantizando así la legalidad de la música en sus actividades.

2. Intercambio de Información:

Tras contactar a SAYCE, se realiza un intercambio de información clave entre el empresario y el asesor de la entidad. Se comparten detalles vitales como la identificación del artista o grupo, el lugar, la fecha, el aforo permitido y el repertorio musical, todo respaldado por la documentación necesaria y acorde a la legislación actual.

3. Valor de la Garantía:

SAYCE determina el valor de la garantía basado en los datos proporcionados sobre el evento. Esta garantía se establece después del evento, tomando como referencia los ingresos de la taquilla. Con la verificación de estos datos, el empresario recibe su licencia.

4. Liquidación y Facturación:

Una vez finalizado el evento, SAYCE lleva a cabo el proceso de liquidación, para lo cual es fundamental la información sobre las ventas de boletos suministrada por el organizador. La liquidación se notifica al empresario y se procede con la facturación. El departamento de Soporte de Licencias verifica el pago y prepara el desglose del repertorio, asegurando una distribución equitativa de las regalías a los autores y compositores.

Eventos Gratuitos:

Para los eventos sin costo de entrada -usualmente organizados por entidades públicas-, el proceso incluye un intercambio de datos para confirmar el tipo de evento y la capacidad permitida. Con base en el tarifario de SAYCE, se genera la factura que, una vez saldada, permite al organizador obtener la licencia.

Es esencial subrayar la obligación que tienen los empresarios de informar sobre el repertorio de sus eventos, incluso aquellos que incluyan obras en dominio público. Esta información es vital para evaluar si se requiere el otorgamiento de una licencia por parte de SAYCE. Asimismo, es importante destacar que SAYCE no está facultada para clausurar eventos, ya que esta es una atribución exclusiva de la Intendencia de Policía. Un caso ilustrativo de este protocolo ocurrió con la Casa de la Música; SAYCE, al no obtener una respuesta del organizador, asistió al evento y, al confirmar que las obras interpretadas estaban en dominio público, se retiró sin más acciones.

La Sociedad de Autores y Compositores del Ecuador reconoce y valora el arte musical y el esfuerzo de los creadores, tanto nacionales como internacionales. Nuestro compromiso es trabajar día a día para edificar una cultura de respeto inquebrantable hacia el derecho de autor.

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